港台日本職場文化大不同!在日本工作必須注意10項文化及禮儀

很多人都憧憬到日本工作,但在前往日本前該準備什麼呢?除了學習好日語,還要先了解當地的職場文化。因為日本的工作文化跟台灣及香港不太相同,為免自己進了公司後才發現難以適應,先來認識以下10項事情吧!

1. 打招呼

跟同事打招呼是基本禮貌,每天早上到達辦公室要跟同事說早安(同事跟你說的時候,你也需要回應),下班也要跟還在工作的同事說一句辛苦了才可以離開。另外,進出辦公室時如碰到你的同事也記得說句辛苦了,點點頭打招呼,保持禮貌。

在第一天去上班時,你還可能需要跟同一個團隊的同事打招呼,在大家面前作出自我介紹。自我介紹通常包括姓名、出身國家、興趣、對於此工作的抱負等等。有時候,每位同事也會輪流自我介紹,要一下子記下所有人的名字雖然不容易,但還是努力記下吧!

2. 名片

日本人喜愛使用名片,如果你的職位有需要跟客人接觸,公司通常會為你製作名片,名片上會有你的名字、職位、聯絡方法等等。在跟初次見面的人打招呼時,通常會首先交換名片,順道簡單介紹自己。由於日本人視名片為一個人的分身,所以記得要雙手接過別人的名片,接過後也要好好放在桌子上,或收到名片夾中,不要隨手扔到包包裡就算,不然會很失禮喔!

3. 早會

 

在日本公司工作通常要參加早會,在早會上主管或上司會發表有關工作的注意事項,提醒員工。如果工作團隊人數不多,也可能需要每人分享自己今天將會進行什麼工作,你也可以藉此發問有關工作的問題,讓大家提出意見討論。有些公司更會要求員工準備題目,內容可能是時事、自己的近況、興趣等等,每天輪流由一位員工在大家面前發表,要在所有人面前以日語演講真的會很緊張,不只要練習好日語,思考題目也不容易呢!

4. 開放空間

不像港台的辦公室,每個人的座位有板子間隔好,擁有適當的私人空間,日本的辦公室通常是一張長桌子上直接擺放幾台電腦。除非你工作繁忙,文件堆積如山,為你形成了間隔,不然座位通常跟同事十分接近。所以,小心不要把桌位弄得髒髒亂亂,擺放一大堆雜物佔領到旁邊同事的空間,定期好好收拾和打掃吧!

5. 研修

日本公司很願意培訓員工,提供各種研修課程。如果你是剛從大學畢業的新社會人,在進入公司時,會提供1個月至3個月的研修課程,從基本的職場待人處事、工作技巧等一一教授,再視乎員工的表現而分派到不同部門及崗位。如果是大公司,更有機會被分配到不同部門進行為期一年的研修!

不要以為自己不是新人就不用研修,很多日本公司也會為中堅員工提供有關管理、營業方面的研修課程,提升員工的工作能力。如果怕唸書考試的話,可能就不太適合在日本工作了。

6. 喝酒會

日本人很愛喝酒,所以在日本工作少不免要參加公司的喝酒會跟同事聯誼一下。不過這主要看你的同事及上司是否愛喝酒,有些公司可能每週都會舉辦,也有一年才舉辦三四次的公司。因為不是辦工時間,你當然可以拒絕參加,但經常拒絕的話可能會被認為不夠合群,所以即使不會喝酒,喝果汁也去跟大家聊聊天,維持良好的人際關係。

7.正確的鞠躬方法

在日本,無論是否在職場,鞠躬都是常用的打招呼方式。為顯示禮貌,鞠躬是不可以坐著或一邊做其他事一邊鞠躬,而需要站起來彎腰。另外,鞠躬時按不同彎曲角度而表達不同的態度。

輕輕打招呼 = 15度(在辦公室中遇見同事等情況)
致敬= 30度(與客人、上司打招呼等情況)
最敬禮= 45度(向客人、上司表達歉意,感謝等情況)

除此而外,如果客人來訪,在送客時可要送到升降機前,在升降機門關上前一刻都要保持鞠躬,這就是日本完善的接客禮儀了。

8.座位小心不要坐錯

座位原來也有分給上司或客人的「上座」,在進入會議室時,基本上,距離門口愈遠的地方就是最尊敬的上座,而愈近的地方是下座,也就是自己及下屬坐的位置了。至於一起乘搭升降機時,左後角落的位置是上座、其次是右後角落,至於最下級的就是按鈕的位置了。

如果跟上司一起乘搭飛機或新幹線的話,靠窗的位置是上座,其次是路側,中心可是下座。

按不同場合有不同的「上座」,不過這其實沒有明確的規定,最重要是考慮或尊重客人及上司的喜好,例如行動不便人士應招待他坐近門口的位置,需要靈活應對。

9.拜訪的禮節

前往客人的公司開會或問候時,最好在進入對方公司大樓前脫下外套!即使你快要遲到很匆忙時,也務必先脫下外套。另外,記得要把手機設定成靜音模式,也把名片夾放到隨手可拿出來的地方。如果對方公司設有接待處,那記得先前往接待處請職員為你聯絡該為客人才是最禮貌。

10.日本工作基本行動 – 報・連・相

在日本工作也要注意「菠菜」(ほうれんそう),其實那是報告(ほうこく)、連絡(れんらく)、相談(そうだん)的簡稱,跟著做就能讓工作更順利。

報告就是時常向上司報告工作的進度和結果,如果發生任何錯誤和故障等,更是需要馬上向上司報告。

連絡(聯絡)就是向公司同事或相關部門傳達自己上班、請假、遲到等事實。

相談(諮詢)就是如果你不確定工作上的事情,那便向老闆或上級諮詢,尋求建議,不要獨自花太多時間煩惱。

進行「報・連・相」時,最好先把想要表達的事情簡潔化,先簡要傳達的結論,而且要明確說出什麼是事實,什麼是自己的想法和推測。如果有參考資料,也可一併附上來提高報告的可靠性!

看完以上10項日本職場文化及禮儀,你覺得自己能否接受及做到?做好心理準備,會讓你在日本工作更得心應手。習慣以後,其實這些事情也沒有想像中困難喔!

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